O systému IC Office, který je určen především nezávislým autoservisům jsme vás informovali již v době krátce po jeho vzniku. Nyní – s odstupem již několika let – jsme si o něm povídali s Antonínem Benešem ze společnosti Inter Cars.
Na začátek prosím stručně systém IC Office charakterizujte.
IC Office je on-line systém pro komplexní správu autoservisu. Pokrývá administrativní proces od přijetí vozidla zákazníka a založení zakázky přes plánování práce, evidenci vozidel a skladové hospodářství až po vystavení faktury a komunikaci s účetními systémy. Cílem bylo nabídnout nezávislým servisům moderní řešení, které bude použitelné v každodenní praxi. V současnosti IC Office používá více než 800 autoservisů v České republice a na Slovensku.
Kdy systém vznikl?
Za tímto nápadem stojí Josef Kopačka, současný jednatel společnosti EStarOffice, tedy vývojové skupiny, která IC Office vytvořila. Původně si program připravil pro potřeby vlastního autoservisu. To je podle mě důležité, protože systém od počátku vychází z reálné servisní praxe. Později jej začala využívat Inter Cars, mimo jiné pro fleetové zákazníky, a následně jsme jej nabídli také nezávislým autoservisům.
Co bylo hlavním impulzem pro vývoj vlastního řešení?
Tehdejší systémy často vycházely ze starší koncepce. Servis potřeboval vlastní server, musel řešit zálohování a software byl mnohdy koncipován spíše podle potřeb značkových servisů.
Kolem roku 2016 už bylo zřejmé, že se stále více služeb přesouvá do on-line prostředí. Požadavkem proto bylo vytvořit systém dostupný z telefonu, tabletu nebo počítače, který nebude vázaný na jedno zařízení ani na fyzický server přímo v servisu.
IC Office tedy není klasický program instalovaný v počítači?
Ne. Funguje prostřednictvím internetového prohlížeče, takže uživatel nemusí instalovat žádnou speciální aplikaci. Přihlásí se podobně jako například do e-mailu a ke svým datům může přistupovat z různých zařízení. Velkou pozornost jsme proto věnovali také dostupnosti systému a zabezpečení dat. Používáme SSL zabezpečení a od počátku provozu jsme zaznamenali pouze naprosté minimum velmi krátkých výpadků.
Právě data bývají u cloudových řešení citlivým tématem. Servis v systému uchovává kontakty na zákazníky, historii vozidel i fakturaci. Má k těmto údajům přístup Inter Cars?
Nemá. Je to jedna z nejčastějších otázek při jednání se servisy a považuji ji za naprosto oprávněnou. Už při vzniku spolupráce mezi Inter Cars a EStarOffice jsme jasně stanovili, že pracovníci Inter Cars nebudou mít k zákaznickým datům přístup. Je to uvedeno ve smluvních podmínkách a máme k tomu také veřejně dostupné čestné prohlášení. Data a know-how patří konkrétnímu servisu a nechceme, aby do nich třetí strana nahlížela.
Jakým způsobem se IC Office prodává?
Naprostá většina licencí se prodává prostřednictvím obchodních zástupců společnosti Inter Cars.
Je systém rozdělen do různých balíčků nebo modulů?
Zákazník si za jednu cenu pořizuje celý systém. Nechtěli jsme jednotlivé funkce rozdělit do řady placených modulů. Menší servis může na začátku využívat pouze část možností a postupně, jak roste, začne používat například plánovací kalendář, skladové hospodářství nebo další funkce. Zkušenost je taková, že zákazník zpravidla začíná s menší částí funkcí a během prvního roku jejich využití výrazně rozšíří.
Jaké jsou tedy základní funkce programu?
Základem je evidence zákazníků a jejich vozidel. U zákazníka lze evidovat kontaktní a firemní údaje a přiřadit mu jednotlivá vozidla. Na ně potom navazují servisní zakázky.
U zakázky může servis uvést požadovanou opravu, předpokládanou cenu, jednotlivé práce a použitý materiál. Součástí systému je ceník servisních úkonů, například diagnostiky, geometrie nebo servisu klimatizace. Dále je zde plánovací kalendář, skladové hospodářství pro zboží i pneumatiky a samozřejmě fakturace. Kalendář lze zobrazovat po měsících, týdnech nebo dnech a jednotlivé dny je možné rozdělit například podle pracovních stanovišť či zvedáků. Důležitou funkcí je i možnost přidávání fotografií, které lze uložit přímo ke konkrétní zakázce. Mohou vzniknout už při příjmu vozidla, například pro zdokumentování jeho stavu, nebo během samotné opravy.
Typický příklad: zákazník přijede na výměnu oleje a mechanik při kontrole zjistí nerovnoměrně sjeté pneumatiky, které mohou ukazovat na problém s geometrií. Telefonem stav vyfotí, k zakázce přidá poznámku a servis může tuto novou skutečnost odeslat zákazníkovi ve formě interaktivního odkazu na jeho e-mail. Zákazník tak vidí fotografie, poznámky nebo třeba PDF protokol z měření geometrie a může se k navrhované opravě vyjádřit. Komunikace přitom zůstává uložená u zakázky. To může být důležité také při pozdější reklamaci. Servis má na jednom místě fotografie, dokumenty i informaci o tom, že zákazník dodatečnou práci schválil. Na jedné straně to zvyšuje transparentnost vůči zákazníkovi, na druhé straně má servis lépe zdokumentovaný průběh opravy.
Jak je řešeno třeba skladové hospodářství?
Uživatel není omezen počtem skladů. Může si oddělit například sklad náhradních dílů, olejů nebo spotřebního materiálu. Samostatnou část tvoří evidence pneumatik. Tu chceme dále rozvíjet tak, aby lépe podporovala provoz samostatných „pneuskladů“, včetně předávacích protokolů, fotografií uskladněných pneumatik a jejich jednoznačného přiřazení ke konkrétnímu zákazníkovi a vozidlu.
Je IC Office navázán výhradně na díly od Inter Cars?
Není. Od začátku jsme počítali s tím, že nezávislý servis používá více dodavatelů. Pokud jiný distributor poskytne dodací list například ve formátu CSV nebo XML, lze pro něj vytvořit šablonu a data následně importovat. Stejně tak je možné pracovat s výstupy kalkulačních systémů. Pokud jsou položky k dispozici ve vhodném tabulkovém formátu, lze je nahrát bez nutnosti všechno ručně přepisovat.
A co spolupráce s pojišťovnami?
Přímé napojení na konkrétní pojišťovny v současnosti neřešíme. Každá pojišťovna má vlastní portál a vlastní postupy pro likvidaci pojistných událostí. IC Office proto nabízíme spíše jako univerzální interní prostředí servisu, ve kterém lze uchovávat potřebnou dokumentaci, fotografie a soubory.
Přechod z papírové evidence nebo jiného programu ale může být pro servis poměrně zásadní změnou. Jak zákazníkům pomáháte?
Společně s kolegou Tomášem Mourkem školíme majitele, přijímací techniky, administrativní pracovníky a v případě potřeby také mechaniky. Pomáháme se základním nastavením systému i s tím, aby odpovídal reálnému způsobu práce daného servisu. Součástí licence jsou také aktualizace, které během roku průběžně přidáváme.
Může si zájemce IC Office před nákupem vyzkoušet?
Ano. Standardně nabízíme třicetidenní zkušební verzi. Během této doby zákazníkovi ukazujeme možnosti systému a pomáháme mu s jeho používáním. U několika servisů jsme v případě potřeby zkušební dobu prodlužovali na 60 nebo i více dnů. Důležité je, aby si byl provozovatel před rozhodnutím jistý, že mu způsob práce se systémem vyhovuje.
Kdo je typickým uživatelem IC Office?
Neexistuje pouze jeden typ zákazníka. Máme malé i velké dílny a také servisy, které před zavedením systému fungovaly velmi nesystematicky. Právě tam může být jednotné místo pro zákazníky, vozidla, díly, zakázky a komunikaci velmi užitečné. Často jde o podnikatele, kteří začínali opravami několika vozidel pro známé. Postupně se jejich zákaznická základna rozrostla natolik, že už papírová evidence nebo jednoduchá tabulka nestačí. Najednou potřebují hlídat fakturaci, sklad, historii oprav a kontakty na stovky zákazníků.
Setkáváme se ale také s nově vznikajícími servisy, které chtějí mít procesy nastavené systematicky už od začátku.
Pro jaké typy provozů je systém určen?
Primárně pro nezávislé servisy. Používají jej klasické autoservisy, pneuservisy, servisy užitkových vozidel, agrotechniky, karosárny, lakovny, specialisté na převodovky i provozy zaměřené na detailing. Na autorizované značkové servisy přímo necílíme, protože ty často musí používat systémy předepsané výrobcem nebo importérem.
V čem tedy vidíte hlavní přednosti IC Office oproti jiným servisním systémům?
Především v tom, že vychází přímo z praxe nezávislých autoservisů. Za systémem je dlouholetá zkušenost lidí z oboru a zároveň zpětná vazba stovek servisů a velkého množství mechaniků a dalších uživatelů. Důležité je také to, že je celý systém on-line, lze jej používat z různých zařízení a zákazník dostává pomoc s jeho zavedením přímo ve své provozovně. Vývoj přitom pokračuje podle toho, jak se mění požadavky servisů a jejich každodenní práce.
Dokážete data konkrétního servisu také analyzovat a například mu říct, kde má rezervy v podnikání?
Ne, jak už jsem zmínil výše, do zákaznických dat tímto způsobem nevstupujeme. Pokud nás provozovatel požádá o konzultaci, jsme schopni mu nabídnout zkušenosti a know-how, které jsme získali na trhu. Neprovádíme žádnou vlastní analýzu jeho dat ani kontrolu jeho podnikání bez jeho požadavku. Jsou to jeho data a tuto hranici respektujeme.
Děkuji za rozhovor.
ZDE si můžete stáhnout tento článek v PDF.
Tento článek najdete v časopisu AutoEXPERT, vydání č. 9/2026.
